Dlaczego zasada 80/20 jest tak ważna?
Richard Koch


Zasada 80/20 jest tak cenna dlatego, że idzie na przekór intuicji. Oczekujemy zwykle, że wszystkie przyczyny będą miały z grubsza taką samą wagę. Że wszyscy klienci są równie cenni. Że każda cząstka firmy, każdy produkt i każdy dolar przychodów ze sprzedaży są równie dobre jak inne. Że wszyscy pracownicy w danej kategorii mają z grubsza tę samą wartość. Że każdy nasz dzień, tydzień czy rok ma takie samo znaczenie. Że wszyscy nasi przyjaciele są dla nas mniej więcej tak samo ważni. Że wszystkie zapytania kierowane do firmy czy rozmowy telefoniczne należy traktować w taki sam sposób. Że jeden uniwersytet jest równie dobry jak drugi. Że wszystkie problemy mają wielką liczbę przyczyn, toteż nie warto wyodrębniać kilku najważniejszych. Że wszystkie sprzyjające okoliczności mają z grubsza taką samą wartość, powinniśmy więc traktować je tak samo.

Zwykliśmy zakładać, że 50 procent przyczyn czy nakładów będzie odpowiadać za 50 procent wyników czy efektów. Oczekiwanie, że przyczyny i˙skutki są na ogół zrównoważone, wydaje się naturalne, niemal demokratyczne. I oczywiście, niekiedy faktycznie są zrównoważone. Jednak pomimo to "złudzenie 50/50" jest jednym z˙najmniej dokładnych i najbardziej szkodliwych, a przy tym najgłębiej zakorzenionych w umyśle schematów. Zasada 80/20 głosi, że jeśli można zbadać i przeanalizować dwa zespoły danych, odnoszące się do przyczyn i skutków, najprawdopodobniej okaże się, iż nie ma pomiędzy nimi równowagi. Nierównowaga ta może wynosić 65/35, 70/30, 75/25, 80/20, 95/5 czy 99,9/0,1. Mogą to być jeszcze inne liczby, a przy tym nie muszą dodawać się do 100.(...)

Dlaczego powinniśmy troszczyć się o zasadę 80/20? Bez względu na to, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy też nie, zasada ta stosuje się do naszego życia, naszej społeczności i miejsca pracy. Zrozumienie zasady 80/20 daje nam głęboki wgląd w to, co rzeczywiście dzieje się w otaczającym nas świecie.

Nadrzędnym przesłaniem tej książki jest teza, że nasze codzienne życie można znakomicie poprawić, wykorzystując zasadę 80/20. Każdy człowiek może dzięki temu stać się bardziej wydajny i szczęśliwszy. Każda poszukująca zysków firma może być o˙wiele bardziej rentowna. Również każda organizacja nie nastawiona na zysk może osiągać znacznie korzystniejsze wyniki. Każdy rząd może sprawić, że obywatele będą czerpali znacznie więcej korzyści z jego istnienia. Każdy człowiek i każda instytucja mniejszymi nakładami, kosztami i inwestycjami może stworzyć większą wartość i uniknąć strat mniejszym wysiłkiem.(...)

Myśleniem 80/20 nazywam zastosowanie zasady 80/20 do codziennego życia, nieilościowe wykorzystanie tej zasady. Podobnie jak w przypadku analizy 80/20, punktem wyjścia jest tu hipoteza, że nakłady i efekty mogą nie pozostawać w równowadze. Zamiast jednak gromadzić i analizować dane na potwierdzenie tej hipotezy, posługujemy się szacunkami. Myślenie 80/20 nakazuje nam, a przy pewnej praktyce umożliwia, wyszukiwanie kilku rzeczy naprawdę ważnych przy równoczesnym ignorowaniu całej masy spraw nieistotnych. Uczy nas widzieć las zamiast drzew.

Myślenie 80/20 jest zbyt cenne, by ograniczać się w nim do przyczyn, w których dane i ich analiza są doskonałe. Na każdą uncję wiedzy uzyskanej ilościowo musi przypadać wiele funtów wiedzy, do której dochodzi się przez intuicję i wrażenia. Dlatego właśnie myślenie 80/20, choć wspierane przez dane, nie może być przez nie ograniczane.

Musimy stale zadawać sobie pytanie: które 20 procent prowadzi do 80 procent? Nigdy nie wolno nam zakładać, że z góry znamy odpowiedź; poświęćmy nieco czasu na twórczy namysł. Gdzie znajdują się nieliczne ważne przyczyny czy nakłady, wyróżniające się na tle pospolitej większości? Jaka jest melodia stałego motywu, który ginie w hałasie tła?

Myślenie 80/20 wykorzystuje się tak jak wyniki analizy 80/20 - do zmiany zachowania, przede wszystkim do skupienia się na najważniejszych 20 procentach. O tym, że myślenie 80/20 jest skuteczne, dowiemy się, stwierdzając wzrost efektywności działania. Powinno nam o­no umożliwić postępowanie, dzięki któremu uzyskamy o wiele więcej, dając o wiele mniej.

Kiedy wykorzystujemy zasadę 80/20, nie zakładamy, że jej rezultaty są dobre lub złe albo że obserwowane przez nas potężne siły są z konieczności dobre. Rozstrzygamy (z naszej perspektywy), czy są o­ne dobre i albo postanawiamy dać mniejszości tych potężnych sił większe pole do działania we właściwym kierunku, albo też szukamy możliwości, by utrudnić ich oddziaływanie.

Zasada 80/20 stawia konwencjonalne myślenie na głowie

Wykorzystanie zasady 80/20 oznacza, że powinniśmy:

  • stawiać na piedestale wyjątkową produktywność, nie zaś zwiększać przeciętne wysiłki;
  • szukać dróg na skróty, zamiast przebiegać całą trasę;
  • możliwie najmniejszym wysiłkiem sprawować kontrolę nad własnym życiem;
  • podchodzić do wszystkiego selektywnie, a nie całościowo;
  • zabiegać o doskonałość w nielicznych obszarach, zamiast o dobre wyniki w wielu;
  • w codziennym życiu zlecać innym jak najwięcej zadań, a dzięki temu wykorzystywać system podatkowy, zamiast być jego ofiarą (w maksymalnym stopniu korzystać z usług ogrodników, mechaników samochodowych, dekoratorów i innych specjalistów, zamiast samodzielnie wykonywać te prace);
  • niezwykle starannie wybierać karierę zawodową i pracodawców; raczej zatrudniać, niż zatrudniać się u innych;
  • robić wyłącznie to, co robimy najlepiej i co sprawia nam największą radość;
  • zaglądać pod powierzchnię normalnego układu życia, odkrywając paradoksy i nieregularności;
  • w odniesieniu do każdej ważnej sfery życia ustalać, które 20 procent wysiłków może doprowadzić do 80 procent zysków;
  • uspokoić się, pracować mniej i zamiast podejmować próby wykorzystania każdej pojawiającej się szansy - zmierzać do niewielkiej liczby bardzo wartościowych celów, które można osiągnąć przy zastosowaniu zasady 80/20;
  • w maksymalnym stopniu wykorzystywać te nieliczne "szczęśliwe chwile" życia, w których osiągamy szczyty możliwości twórczych, a układ gwiazd gwarantuje nam sukces.(...)

Zasada 80/20 i rewolucja w dziedzinie wykorzystania czasu

Jeśli zastosujemy zasadę 80/20 do zagadnień wykorzystania czasu, będziemy mogli sformułować następujące hipotezy:

  • Większość znaczących osiągnięć jednostki - większość wartości, którą jednostka wytwarza w dziedzinie zawodowej, intelektualnej, artystycznej, kulturalnej czy sportowej - przypada na mniejszość czasu. Zachodzi głęboka nierównowaga pomiędzy dziełem a czasem, jakiego wymagało jego stworzenie, przy czym czas może się tu liczyć w dniach, tygodniach, miesiącach, latach, a nawet obejmować całe życie.
  • Podobnie większość szczęśliwych okresów w życiu jednostki mieści się w dość wąskich granicach. Gdyby dało się dokładnie mierzyć szczęście, wyraźnie większą jego część rejestrowalibyśmy w stosunkowo krótkich fragmentach rozważanych okresów - dni, tygodni, miesięcy, lat czy całego życia.

Te dwie myśli możemy mniej precyzyjnie, lecz dosadniej ująć w zwięzłych terminach 80/20.

  • 80 procent osiągnięć przypada na 20 procent czasu. 80 procent czasu daje tylko 20 procent osiąganej wartości.
  • 80 procent szczęścia doświadczamy w ciągu 20 procent życia; 80 procent czasu daje tylko 20 procent szczęścia.

Pamiętajmy, że są to tylko hipotezy, które należy sprawdzić w świetle własnego doświadczenia, a nie aksjomaty ani wyniki szeroko zakrojonych badań.

Tam, gdzie te hipotezy się sprawdzają (jak to miało miejsce w większości przypadków, w których je testowałem), występują cztery dość zaskakujące implikacje.

  • Większość rzeczy, które robimy, ma małą wartosć.
  • Niektóre drobne fragmenty naszego czasu są znacznie cenniejsze od reszty.
  • Jeśli możemy coś z tym zrobić, powinniśmy działać radykalnie: nie ma sensu łatanina i minimalne zwiększanie naszej efektywności wykorzystania czasu.
  • Jeśli dobrze wykorzystamy choćby 20 procent naszego czasu, nie będziemy mieli problemów z jego brakiem!(...)

Najwspanialsze w zasadzie 80/20 jest to, że nie musimy na nikogo czekać. Możemy zacząć stosować ją w życiu osobistym i zawodowym. Możemy wybrać te niewielkie fragmenty naszego życia - największe osiągnięcia, szczęście, służbę innym - i spowodować, że zajmą w nim znacznie więcej miejsca. Możemy pomnożyć okresy powodzenia i wyeliminować większość okresów, gdy jesteśmy w dołku. Możemy rozpoznać mnóstwo bezsensownych i mało wartościowych działań, by zacząć zrzucać z siebie ten niepotrzebny balast. Możemy wyodrębnić te elementy naszego charakteru, stylu pracy, stylu życia, związków z˙innymi ludźmi, które - przy uwzględnieniu czasu i energii - dają nam wielokrotnie więcej niż codzienna harówka; a kiedy już je wyodrębnimy, możemy - choć wymaga to niemało odwagi i determinacji - pomnożyć je. Możemy stać się istotą lepszą, bardziej użyteczną i szczęśliwszą. I możemy pomóc innym, by zmienili się w podobny sposób.



2007 ©  Krakowskie Towarzystwo Przemysłowe
http://www.ktp.org.pl/